Jakie procesy w firmie najłatwiej zautomatyzować jako pierwsze
Nie każdy proces w firmie nadaje się do automatyzacji na sam start. Dobry pierwszy kandydat to zadanie nudne, powtarzalne i przewidywalne - nie to, które brzmi najbardziej efektownie na prezentacji dla zespołu czy inwestorów. Zła kolejność wyboru to najczęstszy powód, dla którego automatyzacja w małej firmie kończy się rozczarowaniem, zamiast realną oszczędnością czasu.
Dobry pierwszy proces jest nudny, nie efektowny
Największym błędem przy pierwszym kontakcie z automatyzacją jest wybieranie procesu, który brzmi imponująco, zamiast tego, który realnie pochłania najwięcej czasu. Mechanizm jest prosty do zrozumienia, choć łatwo o nim zapomnieć w codziennym pędzie prowadzenia firmy. Niemal wszyscy pracownicy przyznają, że w swojej codziennej pracy wykonują zadania, które dałoby się zautomatyzować - a mimo to większość firm zaczyna od czegoś skomplikowanego i efektownego, zamiast od najprostszego, najbardziej oczywistego kandydata leżącego na wierzchu, tuż pod nosem.
Dobry pierwszy proces do automatyzacji ma trzy cechy naraz: powtarza się często, przebiega tak samo za każdym razem i da się opisać jako prosty ciąg "jeśli to, wtedy tamto". Jeśli nowa osoba w firmie mogłaby wykonać dany proces poprawnie od pierwszego dnia, mając tylko spisaną instrukcję krok po kroku - to sygnał, że proces jest rutynowy i nadaje się do automatyzacji. Jeśli za to wymaga negocjacji, wyczucia sytuacji albo indywidualnej oceny każdego przypadku, lepiej zostawić go człowiekowi, przynajmniej na razie, do czasu zdobycia doświadczenia z prostszymi wdrożeniami.
Warto też liczyć w konkretnych godzinach, nie w odczuciach. Zadanie trwające dziesięć minut, powtarzane czterdzieści razy dziennie, generuje więcej pracy w skali miesiąca niż dwugodzinne zadanie wykonywane raz na kwartał - mimo że to drugie subiektywnie wydaje się "większym problemem". Suma czasu poświęconego na dany proces w ciągu miesiąca to najprostszy i najbardziej wiarygodny wskaźnik, czy warto go automatyzować w pierwszej kolejności.
Analizy dotyczące automatyzacji w firmach wskazują wyraźną kolejność, w jakiej większość organizacji podchodzi do tematu - najpierw procesy finansowe, gdzie błędy są łatwe do policzenia i kosztowne, potem marketing, gdzie duża skala sprawia, że ręczna praca staje się bolesna, a dopiero na końcu operacje i HR, gdzie decyzje wymagają więcej kontekstu i indywidualnej oceny każdej sytuacji. Ta kolejność nie jest przypadkowa - odzwierciedla właśnie to, jak łatwo dany obszar spełnia kryteria dobrego pierwszego projektu opisane wyżej.
5 sygnałów, że proces nadaje się na pierwszy projekt
Im więcej z poniższych punktów pasuje do danego procesu, tym pewniej, że to on powinien być pierwszy w kolejce - a nie proces, który wydaje się "ważniejszy", ale nie spełnia tych warunków. Warto przejść przez wszystkie pięć punktów świadomie, zamiast polegać wyłącznie na przeczuciu, które zadanie najbardziej irytuje.
Powtarza się co najmniej raz w tygodniu
Rzadkie, jednorazowe zadania rzadko zwracają czas włożony w automatyzację - im częstszy proces, tym szybciej inwestycja się zwraca.
Przebiega dokładnie tak samo za każdym razem
Brak wyjątków i indywidualnych decyzji to najlepszy sygnał, że proces da się opisać regułami, które maszyna wykona bez nadzoru.
Angażuje dane z kilku różnych źródeł
Przepisywanie informacji między systemami - arkuszem, pocztą, dokumentem - to klasyczny przykład pracy, która sama w sobie nie wymaga myślenia, tylko czasu.
Błąd jest łatwy do zauważenia i naprawienia
Na pierwszy projekt lepiej wybrać proces, w którym ewentualna pomyłka automatyzacji od razu rzuca się w oczy, a nie ujawnia się dopiero miesiące później.
Ktoś w zespole regularnie na niego narzeka
Jeśli dany proces wywołuje westchnienia za każdym razem, gdy trzeba go wykonać, to zwykle najlepszy wskaźnik, że warto go zdjąć z listy obowiązków człowieka.
Adalo - prosta aplikacja zamiast ręcznego procesu
Gdy proces wymaga własnego, prostego narzędzia - formularza, rejestru, prostej bazy danych - Adalo pozwala je zbudować bez znajomości programowania.
Sprawdź Adalo →Przykład z życia
Mała firma transportowa. Co tydzień ktoś ręcznie przepisywał dane z formularzy zamówień do arkusza kalkulacyjnego, a potem osobno wysyłał potwierdzenie do klienta mailem. Zajmowało to około pięciu godzin tygodniowo, rozłożonych na drobne, przerywane momenty w ciągu dnia. Po połączeniu formularza z arkuszem i automatycznym wysyłaniem potwierdzeń, ten sam proces zaczął działać sam, a osoba wcześniej go wykonująca przeznaczyła odzyskany czas na kontakt z klientami przy bardziej złożonych zamówieniach, wymagających realnej rozmowy. Co istotne, wdrożenie zajęło mniej niż jedno popołudnie - znacznie mniej czasu niż sam proces pochłaniał w ciągu jednego tygodnia pracy.
Dlaczego kolejność ma większe znaczenie niż samo narzędzie
Firmy, które zaczynają automatyzację od trudnego, kluczowego procesu, często traktują to jako test całej idei - jeśli pierwsze wdrożenie się nie uda, wniosek brzmi "automatyzacja u nas nie działa", zamiast trafniejszego "wybraliśmy zły proces na start". To poważny błąd myślowy, bo w rzeczywistości porażka wynikała z kolejności i doboru procesu, nie z samej technologii czy jej możliwości. Prosty, udany pierwszy projekt buduje coś ważniejszego niż same oszczędności czasu - buduje zaufanie zespołu do tego, że automatyzacja w ogóle ma sens w tej konkretnej firmie, przy jej specyfice i skali działania.
Statystyki potwierdzają, że korzyści z automatyzacji rosną wraz z liczbą wdrożonych procesów, nie tylko z ich złożonością. Firmy, które wdrożyły choćby jeden prosty proces, znacznie chętniej sięgają po kolejne - mechanizm przypomina efekt kuli śnieżnej. Odwrotnie działa to samo zjawisko: jedno nieudane, zbyt ambitne wdrożenie potrafi zablokować temat automatyzacji w firmie na długie miesiące, nawet jeśli kolejne, prostsze pomysły miałyby szansę zadziałać bez problemu.
Warto też zauważyć, że pierwszy udany projekt zmienia sposób, w jaki cały zespół patrzy na własną, codzienną pracę. Po jednym pozytywnym doświadczeniu ludzie sami zaczynają dostrzegać kolejne kandydatury do automatyzacji - zadania, które wcześniej traktowali jako "po prostu tak to zawsze działa", nagle stają się widoczne jako coś, co dałoby się usprawnić bez większego wysiłku. Ta zmiana perspektywy bywa cenniejsza w dłuższej perspektywie niż sama oszczędność czasu z pierwszego, pojedynczego wdrożenia.
Nie automatyzuj tego, co wygląda ważnie.
Automatyzuj to, co się powtarza.
Jak to sprawdzić u siebie - szybki audyt
Nie trzeba zatrudniać konsultanta, żeby znaleźć pierwszego dobrego kandydata do automatyzacji - wystarczy tydzień uważnej obserwacji własnej pracy i pracy zespołu, poświęcony wyłącznie na notowanie tego, co się powtarza dzień po dniu, bez oceniania na bieżąco, czy dana czynność "zasługuje" na uwagę.
Zapisuj przez tydzień, co robisz - nawet prosta notatka w telefonie wystarczy, żeby zobaczyć, co się powtarza.
Policz czas w skali miesiąca, nie dnia - dziesięciominutowe zadanie czterdzieści razy w miesiącu to prawie siedem godzin, które łatwo przeoczyć.
Sprawdź, czy proces ma wyjątki - im mniej "ale w tym przypadku inaczej", tym łatwiej go zautomatyzować bez ryzyka błędu i konieczności ciągłego nadzoru nad wynikiem.
Zacznij od jednego, nie od wszystkiego naraz - pierwszy udany projekt buduje zaufanie do kolejnych, nieudany zniechęca na miesiące.
Ten audyt nie musi być skomplikowany ani czasochłonny. Wystarczy zwykła notatka, prowadzona przez pięć-siedem dni roboczych, żeby wyłonić jednego, jasnego kandydata na pierwszy projekt automatyzacji.
Kiedy proces jednak NIE nadaje się na pierwszy projekt
Nie każde powtarzalne zadanie jest dobrym kandydatem - mimo częstotliwości. Procesy wymagające subiektywnej oceny, negocjacji z drugą stroną albo decyzji obarczonej realnym ryzykiem finansowym lepiej zostawić na później, gdy firma ma już doświadczenie z prostszymi wdrożeniami. Automatyzowanie czegoś złożonego jako pierwszego projektu zwykle kończy się długim, frustrującym wdrożeniem, które zniechęca do dalszych prób - nawet jeśli sam pomysł był dobry, a docelowo mógłby przynieść duże korzyści.
Drugim sygnałem ostrzegawczym jest sytuacja, w której proces wciąż się zmienia - nowa procedura co miesiąc, inne zasady w zależności od sezonu czy typu klienta. Automatyzacja czegoś, co nie ustabilizowało się jeszcze w firmie, oznacza ciągłe przerabianie konfiguracji, zamiast realnej oszczędności czasu. Lepiej poczekać, aż proces się ułoży w powtarzalną formę, niż automatyzować ruchomy cel, który za miesiąc będzie wyglądał zupełnie inaczej.
Trzeci sygnał to brak jasnego właściciela procesu. Jeśli nikt w firmie nie potrafi jednoznacznie powiedzieć, kto odpowiada za dany proces i jak dokładnie on wygląda krok po kroku, automatyzacja nie ma czego uchwycić. Najpierw trzeba uporządkować sam proces, spisać go i ustandaryzować, dopiero potem myśleć o jego zautomatyzowaniu - inaczej ryzykuje się zapisanie w systemie tego samego bałaganu, który wcześniej istniał tylko w głowach kilku różnych osób, każdej robiącej to nieco inaczej.
Podsumowanie
Pierwszy projekt automatyzacji nie musi być spektakularny - musi być trafny. Wybór nudnego, powtarzalnego, przewidywalnego procesu zamiast efektownego, ale skomplikowanego, decyduje o tym, czy automatyzacja w firmie w ogóle się przyjmie, czy skończy się na jednej nieudanej próbie i wnioskiem, że "to nie dla nas".
Zanim wybierzesz, co automatyzować, spisz przez tydzień, ile razy powtarzasz te same, nudne czynności - nie te, które wydają się ważne, tylko te, które faktycznie zabierają czas dzień po dniu. Odpowiedź zwykle sama wskazuje, od czego zacząć, i rzadko jest tym, co wydawało się najbardziej oczywiste na pierwszy rzut oka, zanim ktokolwiek policzył realne godziny.
Zacznij od nudnego. Nie od efektownego rozwiązania.
Najlepszy pierwszy projekt automatyzacji rzadko robi wrażenie na innych - po prostu działa, dzień po dniu, bez zwracania na siebie uwagi.
Jak oceniasz naszą stronę?
O czym chcesz napisać?
Dziękujemy!
Twoja opinia pomaga nam tworzyć lepszą stronę.